「外国人を雇うとき、どんな書類が必要なのか分からない」
「在留資格の確認方法や、入社までの正しい流れが知りたい」
そんな不安を抱えていませんか？
外国人雇用は日本人採用と比べて確認すべきポイントが多く、必要書類をひとつでも誤ると不許可・罰則・採用トラブルにつながるため、企業担当者ほど慎重さが求められます。
本記事では複雑に見える外国人雇用手続きを、初めての担当者でも迷わず進められるよう徹底的にわかりやすく解説します。
■本記事で得られる内容
1.外国人雇用に必須の書類がケース別に明確になる
2.面接前〜入社後までの手続きの流れが一目で理解できる
3.在留資格の基礎と違反リスクを避けるための要点がわかる
この記事を読み終えた頃には、外国人雇用に必要な書類と手続きの全体像がクリアになります。
採用前の不安や迷いが解消され、自信をもって適切な雇用対応ができる状態になります。
初めての担当者でも必ず理解できる内容になっているので、ぜひ最後まで読んでみてください。
外国人雇用で最初に理解すべき基礎知識(在留資格・就労可否の確認)
外国人を雇用する際、最初に確認すべきは在留資格の有無です。
就労が認められていない外国人を雇用すると、不法就労助長罪に問われ、最大300万円の罰金が科される可能性があるため注意が必要となります。
在留資格の種類と就労可否の判断
在留資格には「就労可能な資格」と「就労不可の資格」があります。
「技術・人文知識・国際業務」「特定技能」などは就労可能ですが、「留学」や「短期滞在」では原則働けません。
留学生を週28時間を超えて働かせた飲食店が指導を受けた例もあり、企業側も処罰対象になる場合があります。
在留カードで確認すべきポイント(偽造・期限・資格外活動)
在留カードでは偽造防止ホログラムの有無・有効期限・資格外活動許可の確認が重要です。
期限切れのカードでは就労できず、留学生の場合は週28時間以内の制限を守る必要があります。
採用予定職種と在留資格の適合性
在留資格ごとに従事できる業務内容は異なります。
「技術・人文知識・国際業務」は専門業務が対象で、単純作業は認められません。
職種と資格の不一致はビザ更新時の不許可につながります。
学歴・職歴とビザ要件の関連性
就労ビザ取得には、学歴や職歴と業務内容の関連性が重視されます。
専攻分野と職種が一致しない場合、審査で不許可となるケースもあるため注意が必要です。
外国人雇用に必要な書類【入社前・入社後】
外国人雇用では、入社前と入社後で必要な書類が明確に定められています。
適切に準備することで、法令違反やトラブルを防げます。
入社前に必要な書類(在留カード・パスポート・契約書・資格証明書など)
入社前に最も重要なのは在留カードの確認です。
在留資格や期限・就労可否が記載されており、企業の確認義務があります。
パスポートでの本人確認・雇用契約書の作成・卒業証明書などの資格証明書も必要となる場合があります。
在留カードの就労制限を見落とした企業が指導を受けた例もあり、入社前チェックは極めて重要です。
入社後に必要な書類(雇用保険・社会保険・外国人雇用状況届出など)
入社後は雇用保険・社会保険への加入手続きが必要です。
また「外国人雇用状況届出」の提出が義務付けられており、怠ると指導対象になります。
届出漏れで立入調査を受けた企業もあるため注意が必要です。
留学生・国内転職者・海外在住者のケース別必要書類
留学生は資格外活動許可と週28時間制限の確認が必要です。
国内転職者は就労資格証明書、海外在住者は在留資格認定証明書が求められます。
書類不備で入社が数か月遅れた例もあります。
在留資格変更・認定申請で使う書類一覧
資格変更や認定申請では、雇用契約書・会社概要・職務内容説明書・卒業証明書などが必要です。
説明不足による不許可事例もあり、書類の正確性が審査結果を左右します。
外国人採用・入社手続きの流れ(面接前〜入社後まで)
外国人採用では日本人より確認項目が多く、手続きの順序が重要です。
在留資格確認やビザ申請は法定義務であり、誤ると不法就労につながる恐れがあります。
Step1：面接前の在留資格・経歴確認
採用活動の初期段階で在留カードを確認し、就労可能な資格を持つか判断します。
学歴や職歴が採用予定の職務と一致しているかも重要です。
資格と業務内容の不一致により指導を受けた企業もあります。
Step2：内定後の雇用契約書作成
内定後は仕事内容・給与・勤務時間を明確にした雇用契約書を作成します。
契約内容が曖昧だとビザ審査で不利になり、就労ビザが不許可となった例もあります。
Step3：就労ビザ申請(国内・海外・留学生別)
就労には職務に合った在留資格が必要です。
国内在住者は資格変更申請、海外在住者は認定証明書交付後にビザ申請を行います。
審査には1〜3か月かかる場合があり、書類不足で入社が遅れた事例もあります。
Step4：審査期間に企業が準備すべきこと
審査中は職務内容説明書や会社概要資料を整備します。
企業体制や職務内容の正確性も確認されるため、書類不備は不許可の原因になります。
Step5：入社後の届出と法定手続き(社会保険・在留届など)
入社後は社会保険・雇用保険の手続きが必要です。
また「外国人雇用状況届出」の提出義務があり、怠ると行政指導の対象となります。
外国人雇用の注意点とリスク(法的ルールの理解)
外国人雇用には特有の法律ルールがあり、違反すると企業が罰則を受ける可能性があります。
在留資格の制限や書類管理・労働条件の整備などは法律で厳格に定められています。
在留資格で認められていない業務に従事させない
在留資格ごとに就労可能な業務は決められており、資格外の仕事をさせると不法就労助長罪が適用され、3年以下の懲役又は300万円以下の罰金が科される恐れがあります。
「技術・人文知識・国際業務」では専門業務のみ認められ、単純作業は不可です。
エンジニアに倉庫作業をさせて指導を受けた例もあります。
在留カード・パスポートの預かりは禁止
在留カードやパスポートの預かりは、法律上及び行政指針上、原則として行ってはならない不適切な取扱いです。
本人の移動や更新手続きに支障が出るため、預かった企業が厳重注意を受けた例もあります。
同一労働同一賃金・最低賃金の遵守
外国人にも日本人と同等の待遇を与える必要があり、国籍による賃金差別は禁止です。
最低賃金も適用され、違反した店舗が是正指導を受けた例があります。
特別永住者の例外ルール
特別永住者には就労制限がなく、ビザ確認や更新管理は不要です。
ただし、社会保険などの一般的な労働法令上の手続きは通常通り必要となります。
ビザ更新時期の管理とトラブル回避策
在留期限の更新を忘れると就労が違法になります。
更新時期の共有やリマインド制度を整えることがトラブル防止に有効です。
まとめ
本記事では、外国人雇用に必要な書類や手続き、そして守るべき法的ルールについて解説しました。
特に「必要書類の準備」「入社手続きの正しい流れ」「在留資格に基づく適切な管理」は、企業がトラブルを避けるための最重要ポイントです。
これらを理解しておくことで、安心して外国人を雇用できる体制が整います。
最後に本記事の要点をまとめます。
1.必要書類の把握と正確な確認
2.入社手続きの流れの理解と実行
3.在留資格と法的ルールの遵守
外国人雇用は難しそうに感じますが、ルールを知り正しい手順を踏めばスムーズに進められます。
企業として安心して採用を行うための基礎知識として、ぜひ参考にしてください。